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経理をしています。仮払いでお金を渡しても、証拠がありません。 経理...経理

経理をしています。
仮払いでお金を渡しても、証拠がありません。

経理をしています。
仮払いでお金を渡しても、証拠がありません。
経理職が初めての新人経理事務員です。
弊社では出張等で従業員に仮払いする時、お金を渡したという証拠がありません。
仮払金で出金伝票をおこしますが、「そんなお金もらってないよ」と言われたらそれまでです。
普通の職場は出張したら出張報告書とかそういうものを書くと思いますが、弊社は小さな会社でそのようなものを書く事はありません。
私は社長に「仮払いで現金を渡したら、渡した人に受領書を書いてもらった方がいいのではないでしょうか?もらった・もらってないとかのトラブルになるかもしれないですし」…と提案したのですが、社長は「なんかさぁ…そういうのって従業員を信用してないみたいじゃん?大丈夫だよ。
そんな事しなくてもみんなちゃんと仮払いでもらったお金の事は覚えてるから」と却下されました。
私と社長だけ別の階で仕事をしていて、社長は外出している事が多いです。
なので従業員との仮払いや精算のやり取りも、社長の見てない所でしている事が多いです。
本当は仮払いした時に証拠となるものがほしいのですが、会社を長く続けたいのなら社長の言うとおりにすべきでしょうか?もちろんみんなが現金を渡してすっとぼける人達だとは思いませんが、万が一そのような事があったら責任は経理の私なので悩んでいます。

監査法人などでは「支払証明書」の利用を促しています。
領収書の取れない慶弔金・自販機・領収書紛失などにも対応できます。
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うちの会社の場合は仮払でも全て振込にしているので、そのような問題は起こりませんが、もし仮に上場企業でその状況であれば内部統制上非常に問題です。
質問者の方の見解の通り、何らかの形で受取の証拠を残すべきです。
失礼を承知で書きますが、仮に質問者の方がその仮払金を横領しようと思えば、受領書等の証拠が残らないためやり方によってはやれてしまうような環境にあると思います。また、税務調査が入った場合、社長がいくら信頼してても国税の人は従業員を信用してませんので、それを理由に何らかの形で否認されれば無駄な税金を支払うことになりかねません。
税務署を悪者にして受領書や出金伝票にサインや捺印をしてもらうように社長を説得しましょう。>会社の正社員と言うのは、臨時雇いのアルバイト等とはちがいます。法律的には、労働基準法により決められた労働条件で役務を提供しその代価を受領するというものですが、法律以外に人として守らなければならない倫理上の規則と言うものがあります。これは、一定の形にははめる事が出来ない道義的な行いです。社員になると言う事は、法律より道義的な行動を重視して、会社のため、ひいては自分自身のためや、家族の為もって社会の為に尽くすために働くと言う事です。
仮出金したけど証拠がない等という、自社の社員を世間一般の取引相手と同様な考え方で、対応する社員が、同じ会社の同僚としてい居たら、痛ましい限りです。>基本的には出金伝票は記録なので証拠性はあります。
しかし、
出金伝票を仮払いを受ける本人に書いてもらう制度にするか。つまり、起票者が仮払いを受ける人という仕組み。
または、
納品書みたいに出金伝票の空きスペースなどに受領のサイン又は印鑑等を入れてもらう。
とか、どうでしょうか?
ただ、仮払金の受領証だって、記載事項は
・日付
・金額
・受け取った方の氏名・社員番号など個人を特定する情報
ぐらいのもの。
これくらいの記載事項をケチる社員の方もオカシイかと。>小規模な会社で、社長の目が行き届く範囲の人員なので、社長もあまり面倒くさい手続きやルールは要らないと考えているから、出張報告やら領収書などの手間がかかる仕組みを嫌がっているのでしょうね。
でも、現金の授受ですから、いくら少人数で今まで無事故だったとはいえ、今後も無事故でいけるとは限りませんので、事故を未然に防ぐという観点から、少なくとも金銭の受取記録は残したいですね。
前回答者の指摘された「仮払金出金伝票」上に、受取者の署名捺印・日付を貰う方法もありますが、適当なノートに「現金受け渡し帳」として、そこに「日付、出金名目、金額、受取人署名・捺印、受取日」欄を設けて、受け渡しすればいいのでは。
出金名目欄に、出張の旨と行き先を簡単に書けば、「出張記録」にもなりますし、「受取人署名捺印・受取日」以外は、あなたが書けば社員の負担もないでしょう。
社長への説明のために、貴社ご担当の会計士、税理士の先生に事前に、このような「現金受け渡し帳」を作成したい旨、相談した上で、社長へも「先生のご指導もあったので実施したい」とでも言えば、認めてくれるでしょう。>出張命令書を作成してください。
日帰りの場合は所定の日帰出張命令書に記入させ、最安値の交通機関を利用するように決めて、昼食代を定額で定めて渡切にして月末までに清算し、出張手当を支払、給与とします。
宿泊の場合は、予め移動手段、宿泊先を確保し、出張命令書を記載、仮払金を渡し、帰社後に領収書と共に差額を清算。本人には手当を給与として渡します。>

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